Ultimo aggiornamento: luglio 2021
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DELLA PRIMA FASE DELLA PROCEDURA DI SELEZIONE DEGLI INQUILINI – LOCAZIONE –
A seguito della compilazione di sezioni presenti sul sito sul quale state navigando (il “Sito”), REDO SGR S.p.A. (“REDO”) e Fondazione Housing Sociale (“FHS” – collettivamente, assieme a REDO, i “Contitolari” e “noi”, “nostri/a/i/e”) potranno trattare alcune informazioni su di voi (“Dati Personali”), secondo quanto di seguito meglio descritto.
A titolo informativo, si dà qui atto del fatto che la procedura selettiva per l’assegnazione delle unità abitative di cui al progetto di housing sociale cui avete deciso di aderire (l’“Iniziativa”) consta di due fasi:
1.la prima fase viene effettuata tramite conferimento di dati quando compilate i moduli sul Sito (la “Prima Fase”);
2. la seconda fase – cui si accede al momento della presentazione dei documenti per la candidatura completa– viene effettuata tramite raccolta di ulteriori informazioni sui potenziali inquilini sia mediante compilazione di altri moduli da consegnare ai Contitolari in forma cartacea, sia mediante controlli incrociati che i Contitolari effettuano utilizzando fonti terze (la “Seconda Fase”). L’informativa relativa a questa Seconda Fase è allegata all’avviso per la manifestazione di interesse.
Nella presente informativa (“Informativa”), resa ai sensi dell’art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 Generale sulla Protezione dei Dati Personali (“GDPR”), sono descritti i trattamenti dei Dati Personali effettuati da REDO e da FHS nelle vesti di contitolari del trattamento con riguardo alla Prima Fase della procedura di selezione per l’assegnazione delle unità abitative di cui all’Iniziativa, compilando ed inviando il modello presente sul Sito.
1. Titolare del Trattamento
Con riferimento ai trattamenti presi in considerazione dalla presente Informativa, i soggetti che si trovano a determinare congiuntamente i mezzi e le finalità degli stessi, agendo quindi come contitolari del trattamento ai sensi dell’art. 26 del GDPR, sono i seguenti:
– REDO SGR S.p.A., con sede legale in Viale Vittorio Veneto 2, CAP 20124, Milano (MI).
– Fondazione Housing Sociale, con sedere legale in Via Bernardino Zenale, 8, 20123 Milano (MI)
I Contitolari hanno stipulato un accordo di contitolarità per disciplinare i propri rapporti e definire il perimetro delle proprie responsabilità con riferimento a tali trattamenti, così come richiesto dallo stesso art. 26 GDPR.
Ciascun Contitolare potrebbe, inoltre, determinare autonomamente le finalità e mezzi di alcune specifiche attività di trattamento, agendo con riferimento ad esse quale autonomo titolare del trattamento e provvedendo in tali casi a rendere apposita informativa al riguardo.
2. Che tipi di dati personali trattiamo, finalità e basi giuridiche del trattamento
2.1 Dati raccolti durante la Prima Fase della procedura di selezione
I. Categorie di dati trattati
Nel momento in cui partecipate alle selezioni per l’assegnazione delle unità abitative di cui all’Iniziativa (la “Procedura”), i Contitolari potranno raccogliere e trattare alcuni Dati Personali che riguardano voi ed altri soggetti che eventualmente convivranno con voi nell’unità abitativa (gli “Interessati”), in particolare:
II. Finalità del trattamento
Il trattamento dei Dati Personali che vi vengono richiesti quando compilate il modulo online è necessario al fine di consentirvi di partecipare al processo di selezione volto all’assegnazione degli alloggi realizzati nel quadro dell’Iniziativa.
Il trattamento di categorie particolari di dati personali è necessario per consentirvi di partecipare al processo di selezione volto all’assegnazione degli alloggi realizzati nel quadro dell’Iniziativa.
III. Base giuridica del trattamento
Il processo di selezione precede la assegnazione vera e propria di un’unità abitativa di cui all’Iniziativa ed è parte dell’iter di formazione del contratto. Pertanto, la base giuridica del trattamento dei vostri Dati Personali è rappresentata dalla necessità di eseguire misure precontrattuali adottate su vostra richiesta, come previsto dall’art. 6 par. 1 lett. c) del GDPR.
IV. Fonte dei dati
I Dati Personali trattati ai sensi del presente paragrafo vengono forniti direttamente dagli Interessati stessi, ovvero da membri appartenenti al nucleo familiare degli stessi, mediante compilazione del modulo online. Inoltre, i Contitolari potranno chiedere agli Interessati documentazione aggiuntiva per accertare la veridicità delle informazioni fornite.
Si avvisa che, per necessità di aggiornamento dell’anagrafica, i Contitolari potrebbero nel tempo richiedere nuovamente agli Interessati i Dati Personali aggiornati .
V. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati di cui al presente paragrafo è necessario e, ove non comunichiate tutti o alcuni dei Dati Personali richiesti, i Contitolari non potranno esaminare le domande di partecipazione alla Procedura presentate.
VI. Periodo di conservazione
In generale, i vostri Dati Personali saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, salvo maggior termine necessario ai Contitolari per adempiere ad un eventuale obbligo di legge o un ordine dell’autorità nonché per difendere un proprio diritto dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa o in altra sede.
In caso di mancata assegnazione dell’immobile all’esito della Procedura, i vostri dati verranno conservati per un periodo non superiore a 5 (cinque) anni dopo la conclusione del processo di selezione, anche per consentire ai Contitolari di informarvi in relazione a nuovi progetti, o nuovi immobili disponibili.
2.2 Dati trattati per l’invio di comunicazioni di servizio
I Contitolari (direttamente o tramite propri partner che li supportano nella gestione delle iniziative di housing sociale) potranno trattare i vostri dati di contatto per l’invio di comunicazioni di servizio che si rendessero necessarie per avvisarvi, nel vostro interesse, della conclusione della Procedura, di eventuali nuovi processi di selezione o nuovi immobili disponibili, nonché – in caso di assegnazione dell’immobile – di ogni comunicazione necessaria all’esecuzione del Contratto di Locazione (inclusi servizi correlati e la corretta fruizione degli spazi comuni ad esso connessi), nonché per conformarsi a prescrizioni di legge, regolamenti o discipline o ad ordini delle autorità.
I Dati Personali trattati per la presente finalità saranno conservati per 5 anni dalla fine della Procedura o, in caso di assegnazione, fino alla cessazione del Contratto di Locazione.
2.3 Dati trattati per l’invio di newsletter e comunicazioni promozionali
Con il vostro specifico consenso, i Contitolari potranno trattare i vostri dati di contatto per l’invio di una newsletter e di altre comunicazioni promozionali relative alle attività dei Contitolari nel campo dell’housing sociale.
Il consenso per questo genere di trattamenti è facoltativo e la sua mancanza non inficerà la vostra partecipazione all’Iniziativa.
I Dati Personali trattati per l’invio di newsletter e altre comunicazioni informative saranno conservati per un termine massimo di 24 (ventiquattro) mesi a partire dal momento in cui viene prestato il consenso da parte degli Interessati per tale tipo di trattamento. Tale periodo potrebbe essere prolungato nel caso in cui ciò si rendesse necessario per adempiere ad un eventuale obbligo di legge o per difendere un diritto dei Contitolari dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa o in altra sede.
2.4 Dati trattati per finalità statistiche
I Contitolari potranno trattare i vostri Dati Personali forniti nel corso della Procedura per finalità statistiche, finalizzate al miglioramento dei progetti di housing sociale realizzati dai Contitolari sia in partnership tra loro che autonomamente.
La base giuridica di tali trattamenti è rappresentata del legittimo interesse dei Contitolari al monitoraggio dei dati relativi alle procedure di selezione al fine di migliorare l’efficienza delle procedure stesse.
Per la realizzazione delle analisi statistiche, i dati utilizzati vengono anonimizzati in maniera tale da non rendere identificabili i soggetti Interessati cui si riferiscono e onde evitare di divulgare a terzi dati personali degli Interessati.
2.5 Utilizzo dell’immagine degli Interessati
I Contitolari potranno realizzare materiale fotografico o video per propri scopi professionali e promozionali connessi alle proprie attività e che, come tali, potrebbero essere pubblicati su siti o canali social ufficiali dei Contitolari, nonché su brochure, dépliant o volantini promozionali.
Non verranno effettuate riprese di nessun genere a soggetti che non abbiano prestato il proprio previo consenso.
In queste occasioni, i Contitolari potranno raccogliere i seguenti Dati Personali riferiti agli Interessati:
– Il ritratto e in particolare le caratteristiche fisiche che siano desumibili dal ritratto medesimo (“Immagine”);
– Informazioni anagrafiche (nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza) che gli Interessati forniscono nel momento in cui autorizzano i Contitolari ad utilizzare la propria immagine per la realizzazione delle riprese;
– Dati di contatto (indirizzo e-mail) che gli Interessati forniscono nel momento in cui autorizzano i Contitolari ad utilizzare la propria immagine per la realizzazione delle riprese.
I Dati Personali degli Interessati, associati alla loro Immagine, sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità per cui gli stessi sono raccolti, a meno che ciò non sia necessario per l’adempimento di un obbligo di legge ovvero per l’esercizio dei diritti dei Contitolari dinnanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa, regolamentare o di altro tipo.
I Contitolari eseguono periodicamente una verifica relativa all’utilità o all’obsolescenza dei Dati Personali, nel pieno rispetto dei principi di “minimizzazione dei dati”, “limitazione delle finalità” e “limitazione della conservazione” e degli altri principi generali del trattamento di cui all’art. 5 del GDPR.
3. Modalità del trattamento
I Dati Personali degli Interessati saranno trattati attraverso strumenti informatici, telematici e/o cartacei nel rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza, esattezza, integrità, minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità e della conservazione, nonché in accordo con quanto previsto dal GDPR e dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, nonché con l’adozione di adeguate misure di sicurezza.
4. A chi possono essere comunicati i dati degli Interessati
Nel perseguimento delle finalità riportate nella presente Informativa, i dati personali degli Interessati potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:
a) soggetti partner dei Contitolari nello sviluppo, nella promozione, selezione, accompagnamento e start up della comunità nonché nella diffusione dell’Iniziativa Housing Sociale o indagini di gradimento del progetto (gestori sociali, property manager, advisor tecnici sociali);
b) soggetti che svolgono, per conto dei Contitolari o in favore degli stessi, compiti e servizi di natura tecnica e di assistenza o consulenza, anche professionale (a titolo esemplificativo e non esaustivo, società di revisione contabili, esperti indipendenti e valutatori, advisor tecnici sociali, gestori sociali, gestori immobiliari, manutentori, mediatori immobiliari, mediatori creditizi, etc.);
c) Soggetti terzi che svolgono, per conto dei Contitolari o in favore degli stessi, compiti e servizi di natura tecnica e di assistenza o consulenza, anche professionale (a titolo esemplificativo e non esaustivo, società che offrono servizi finalizzati all’adempimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela ex D.Lgs 231/2007, revisione contabili, esperti indipendenti e valutatori, gestori immobiliari, property/facility manager, manutentori, mediatori immobiliari, mediatori creditizi, etc.);
d) Professionisti e fornitori di beni e servizi per conto dei Contitolari;
e) Controparti contrattuali dei Contitolari o di terzi, per consentire l’esecuzione dei contratti stessi nel perseguimento dei legittimi interessi commerciali e/o obblighi di legge in capo ai Contitolari e/o alle relative controparti;
f) Sindaci di REDO e relativi organismi di controllo, così come i componenti degli organi di FHS, nell’ambito dei diritti ad essi spettanti;
g) Organi centrali e periferici della Pubblica Amministrazione;
h) Enti locali e loro organi periferici;
i) Autorità ed Organi di vigilanza e di controllo;
j) UIF, Autorità Giudiziarie e Autorità di Pubblica Sicurezza, in ottemperanza agli obblighi di legge, ovvero per consentirci di agire a tutela dei nostri diritti di fronte alle Autorità competenti;
k) Nel contesto di operazioni straordinarie, tra cui operazioni di fusione/acquisizione. Nel contesto dello sviluppo della propria attività, REDO potrebbe vendere, acquistare o trasferire beni aziendali. Nell’ambito di tali operazioni, i Dati Personali potranno essere trasferiti a soggetti terzi, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile;
l) Partner dei Contitolari che potrebbero utilizzare i vostri dati per proprie finalità autonome, solo ove i relativi trattamenti siano fondati su un legittimo interesse di tali partner o di terzi.
I soggetti appartenenti alle categorie sopra menzionate a cui i Dati Personali saranno comunicati potranno trattare gli stessi dati personali in qualità di autonomi titolari del trattamento, contitolari del trattamento o responsabili del trattamento, a seconda degli specifici accordi in essere tra gli stessi e i Contitolari. I responsabili del trattamento potranno, a loro volta, avvalersi di soggetti sub responsabili del trattamento, i quali seguiranno i medesimi principi, vincoli e responsabilità gravanti in capo al responsabile del trattamento
Gli Interessati potranno richiedere l’identità e i dati di contatto dei soggetti a cui i Dati Personali vengono comunicati contattandoci come indicato nel paragrafo “Come contattarci”.
5. Come proteggiamo i vostri dati
Il trattamento e la conservazione dei Dati Personali avverranno secondo le modalità e con gli strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza degli stessi, in conformità di quanto previsto dal Regolamento. In particolare, saranno adottate adeguate misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte dei Contitolari o dei Responsabili designati dai Contitolari.
6. Trasferimento dei dati al di fuori del SEE
Laddove i Dati Personali degli Interessati dovessero essere trattati in un Paese al di fuori dallo Spazio Economico Europeo (SEE), i Contitolari assicurano l’adozione di precauzioni appropriate per garantire che i Suoi Dati Personali siano protetti adeguatamente e conformemente ai livelli di tutela garantiti dalla normativa UE, applicando una delle misure di salvaguardia previste dagli artt. 44-50 del GDPR.
7. Quali sono i vostri diritti e come esercitarli
In conformità con la normativa applicabile, ed in particolare con quanto stabilito dal Regolamento, i vostri diritti in relazione ai Dati Personali che trattiamo ai sensi della presente Informativa sono i seguenti:
8. Come contattarci
Per esercitare i loro diritti e per qualsiasi domanda o chiarimento su come i loro dati personali sono trattati ed utilizzati ai sensi di questa Informativa, gli Interessati possono contattare
Nel caso in cui decidano di contattare i Contitolari, tutti i dati che gli Interessati forniranno saranno trattati esclusivamente al fine di dare un pronto riscontro e per garantire la corretta gestione delle richieste degli Interessati.
9. Tutela dei diritti degli interessati
A tutela dei vostri diritti e a protezione dei vostri Dati Personali potrete, in qualsiasi momento, decidere di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, vale a dire il Garante della Privacy o di esperire un’azione avanti ai competenti organi giurisdizionali nazionali.
Fermo restando tale vostro diritto, vi invitiamo sempre a contattarci per l’esercizio dei vostri diritti.
10. Modifiche alla presente Informativa
Questa Informativa è soggetta a periodico aggiornamento. A tal fine, riportiamo l’ultima data di aggiornamento all’inizio della Informativa.
Qualunque modifica che incida sostanzialmente sul trattamento dei Dati Personali, vi verrà comunicata attraverso gli appositi canali, sempre in modo da garantirvi l’effettiva conoscenza delle modalità del trattamento, nell’ottica di una piena trasparenza del trattamento stesso e di una piena e adeguata tutela dei vostri diritti.